Công ty TRN – Hỗ trợ phát triển hệ thống hỗ trợ kinh doanh “renovo” dành cho công ty bất động sản và xây dựng
💻
📈 Tự động hóa toàn bộ quy trình
🎯 Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH TRN
Địa điểm : 1-28-5 Wakaku, Minami-ku, Thành phố Fukuoka, Tỉnh Fukuoka 815-0042
Số lượng nhân viên : 40
Vốn điều lệ : 100 triệu yên
Thành lập : Tháng 11 năm 2002
Lĩnh vực kinh doanh : Cải tạo nhà cửa và công trình, bảo trì nhà cửa, hoàn thiện nội thất, thi công ngoại thất, cho thuê bất động sản, dịch vụ bảo lãnh tiền thuê
nhà, dịch vụ tư vấn quản lý
📊 Tổng quan hệ thống
“renovo” là một hệ thống thông minh dành cho các công ty bất động sản và xây dựng, giúp chuyển đổi số (DX) quy trình đề xuất nhận quản lý bất động sản cho thuê và đơn hàng cải tạo (renovation).
Hệ thống cho phép ngay cả người mới trong lĩnh vực sales cũng có thể thực hiện tư vấn mà không cần nói, chỉ bằng thao tác chạm trên màn hình.
Khi thao tác trên màn hình, AI sẽ tự động phát lời thuyết trình, giúp người dùng có thể thực hiện toàn bộ quy trình từ:
Lập kế hoạch và thiết kế cải tạo
Ký hợp đồng
Quản lý khách hàng
Ngoài ra, trong các bước như khai thác nhu cầu, thi công cải tạo, lập báo giá, người dùng chỉ cần chọn các thông số phù hợp với từng bất động sản của chủ nhà, AI sẽ tự động trình bày và hoàn thiện toàn bộ nội dung đề xuất.
Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ mô phỏng thu chi, chốt hợp đồng, ký kết và quản lý khách hàng, tất cả được xử lý trên cùng một nền tảng.
Đây là một giải pháp thông minh, phù hợp với xu hướng làm việc linh hoạt trong thời đại mới, cho phép thực hiện tư vấn mọi lúc, mọi nơi.
Bối cảnh của yêu cầu
Trong bối cảnh dân số suy giảm và nguồn cung bất động sản tăng cao, tình trạng phòng trống kéo dài và tỷ lệ trống gia tăng ngày càng rõ rệt, kéo theo sự phát triển của thị trường cải tạo nhà cho thuê.
Tuy nhiên, khách hàng đang gặp phải các vấn đề như thiếu nhân sự sales và thiếu kinh nghiệm/know-how, từ đó nảy sinh nhu cầu xây dựng một hệ thống có thể giúp bất kỳ ai, bất kể kinh nghiệm, đều có thể đưa ra đề xuất ở mức chất lượng nhất định. Chính từ nhu cầu đó, hệ thống hỗ trợ bán hàng tự động “renovo” đã được ra đời.
Trong quá trình lựa chọn đối tác phát triển, khách hàng đặc biệt chú trọng đến các yếu tố:
Tốc độ phát triển để đảm bảo tiến độ
Chất lượng thiết kế (UI/UX)
Khả năng không chỉ phát triển theo yêu cầu mà còn chủ động đề xuất cải tiến trong quá trình triển khai
Trong quá trình lựa chọn đối tác phát triển, khách hàng đặc biệt chú trọng đến các yếu tố:
Sở hữu công ty con 100% tại Việt Nam, đảm bảo nguồn lực phát triển dồi dào
Khả năng linh hoạt đáp ứng yêu cầu và chủ động đề xuất cải tiến phù hợp với nhu cầu khách hàng
Tính năng phát triển
Chức năng đề xuất cải tạo (Renovation) dành cho chủ nhà
Sử dụng thuyết minh và hoạt hình để trình bày các phương án cải tạo một cách trực quan và dễ hiểu
Mô phỏng thu chi khi thực hiện cải tạo
Tính toán doanh thu và chi phí khi tiến hành cải tạo, giúp chủ nhà nắm rõ hiệu quả đầu tư.
Hỗ trợ toàn diện từ hẹn gặp đến ký hợp đồng
Hỗ trợ liên tục từ lên lịch hẹn tiếp theo, lập kế hoạch kinh doanh tái tạo, thực hiện thuyết trình, đến ký kết hợp đồng.
Bảng quản lý & phân tích quy trình kinh doanh
Theo dõi thông tin chủ nhà, tiến độ công việc, nội dung đề xuất và phân tích quy trình kinh doanh ngay trên bảng quản lý.
💡 Thách thức trong thiết kế và hướng giải quyết
Các vấn đề về thiết kế và các giải pháp triển khai
Trước đây, một phần thiết kế đã được thực hiện bởi nhà cung cấp trước, và chúng tôi đã tiến hành cải thiện những điểm chưa tối ưu.
Đầu tiên, chúng tôi xác định các vấn đề và nhận thấy những điểm sau:
Nút chuyển màn hình quá nhỏ, cảm giác thao tác không rõ ràng, dễ dẫn đến nhấn nhầm.
Các nút cùng chức năng nhưng giao diện khác nhau, gây thiếu đồng nhất.
Không có hệ thống điều hướng, nên không thể quay lại trang mong muốn nhanh chóng (phải quay lại từng trang một).
Biểu đồ không được phân màu theo nhóm, khó quan sát.
Có quá nhiều loại kích thước chữ, gây thiếu tính nhất quán.
Một số trang quá dài, người dùng phải cuộn nhiều để xem hết nội dung.
Mặc dù nguyên tắc hiển thị là mỗi màn hình trượt ngang một lần, nhưng vẫn có các màn hình chen vào không phù hợp với luồng.
Dựa trên những vấn đề trên, chúng tôi đã thực hiện các cải tiến như sau:
Tăng kích thước nút để dễ thao tác trên tablet, đồng thời tạo khoảng cách hợp lý để tránh nhấn nhầm.
Thống nhất giao diện các nút cùng chức năng.
Thêm thanh điều hướng bên trái, cho phép chuyển nhanh giữa các trang và hỗ trợ đánh dấu
Phân màu biểu đồ theo mức độ ưu tiên để dễ quan sát.
Giảm bớt số lượng kích thước chữ, đảm bảo tính cân đối tổng thể.
Với các trang quá dài, sử dụng tab hoặc accordion để phân chia nội dung.
Xem xét lại cấu trúc màn hình, phân theo danh mục; các trang ít ưu tiên có thể tách ra hoặc hiển thị trong modal.
Quá trình phát triển
“Renovo” được thiết kế để nhân viên kinh doanh thao tác trực tiếp trong các buổi thương thảo. Để đảm bảo trải nghiệm thực tế, chúng tôi đã ghé thăm TRN và trực tiếp trải nghiệm các buổi thương thảo, từ đó tạo ra user story và chuyển hóa thành quy trình nghiệp vụ.
Trong quá trình phát triển chức năng đề xuất cải tạo kết hợp thuyết minh và hoạt hình, chúng tôi chú trọng đến việc tạo ra thuyết minh dễ nghe và tự nhiên. Cụ thể:
Điều chỉnh tốc độ và ngữ điệu của giọng đọc để tạo cảm giác dễ chịu.
Chuẩn bị nhiều mẫu thuyết minh bằng phần mềm chuyên dụng, sau đó trực tiếp ghé TRN để thảo luận và tinh chỉnh các tham số cho đến khi đạt giọng đọc tối ưu.
Để thuyết minh phù hợp với thời điểm xuất hiện của animation, các đoạn giọng đọc được chia nhỏ và đồng bộ hóa để phát đúng lúc, mang đến trải nghiệm mượt mà và sinh động.
Hệ thống phát triển
Trong giai đoạn xác định yêu cầu và thiết kế, các quản lý dự án (PM), trưởng nhóm dự án (PL) và các nhà thiết kế đã tham gia trên cơ sở ủy quyền một phần. Trong giai đoạn phát triển, các kỹ sư từ công ty con thuộc sở hữu hoàn toàn của chúng tôi tại Việt Nam (cơ sở gia công phần mềm ở nước ngoài) đã tham gia theo hợp đồng để hỗ trợ phát triển.
Ngoài ra, các nguồn lực sau đây đã được phân bổ trong suốt thời gian phát triển 8 tháng.
PM (Nhật Bản): 4 người-tháng
Designer (Nhật Bản): 1,2 người-tháng
Developer (Nhật Bản + Việt Nam): 28 người-tháng
QA (Việt Nam): 5 người-tháng
🧠 Kết quả và kế hoạch hỗ trợ trong tương lai
Chúng tôi đã bàn giao hệ thống 「renovo」 cùng hướng dẫn sử dụng, giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc từ khâu đề xuất đến quản lý khách hàng.
Trong tương lai, chúng tôi sẽ tiếp tục hỗ trợ nhằm không ngừng cải thiện hệ thống.
Dự án tương tự của bạn?
Đội ngũ AI của Vareal sẵn sàng phân tích bài toán và đề xuất giải pháp phù hợp nhất.