Mô tả công việc

• Chuẩn bị các báo cáo quản lý và các tài liệu quản lý khác theo yêu cầu của Chủ tịch và Giám đốc
• Chuẩn bị và lên lịch họp giữa các phòng ban, quản lý và thành viên dự án; tham gia buổi họp và tạo biên bản cuộc họp.
• Tiến hành khảo sát thị trường, nghiên cứu marketing…., hỗ trợ trong việc tìm kiếm các khách hàng tiềm năng. 
• Hỗ trợ các công việc của Phòng kinh doanh như: chuẩn bị báo giá, hợp đồng, các tài liệu PR ….và nhập dữ liệu sales.
• Sắp xếp lịch họp và hỗ trợ trong các cuộc họp với khách hàng, tiếp đón khách đến công ty. 
• Hỗ trợ quản lý hiệu suất dự án.
• Hỗ trợ dự án như một IT comtor khi cần
• Tổng hợp và phân tích phản hồi của khách hàng về chất lượng dự án.
• Các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Đại học.
• Tiếng Nhật N2 trở lên. Thành thạo 4 kỹ năng đặc biệt là kỹ năng nghe, nói. Có khả năng Tiếng Anh.. 
• Không yêu cầu kinh nghiệm
• Ham học hỏi, có khả năng đảm nhiệm nhiều công việc và biết sắp xếp thứ tự ưu tiên 
• Khả năng giao tiếp và kỹ năng làm việc nhóm tốt
• Nhiệt tình, hòa đồng

Quyền lợi được hưởng

• Lương: Lên đến 15 triệu / tháng
• Thử việc 100% lương
• Lương tháng thứ 13, đánh giá KPI 2 lần/ năm 
• Trợ cấp chứng chỉ Tiếng Nhật
• BHXH bắt buộc theo quy định của Pháp luật 
• Chế độ bảo hiểm chăm sóc sức khỏe PVI
• 12 ngày phép / năm
• Quà tặng  & thưởng các ngày lễ, và các dịp đặc biệt 
• Thời gian làm việc: 8:00 – 17:00 từ thứ 2 đến thứ 6 (Nghỉ thứ 7 và chủ nhật)
• Môi trường làm việc trẻ trung, năng động với nhiều cơ hội học tập và phát triển. Giao tiếp bằng Tiếng Nhật và Tiếng Anh 
• Tham gia vào các sự kiện của công ty: các khóa đào tạo, team building, company trip….

Job Description:

1. Human Resource Management work (70%)

Remuneration and Benefits

• Follow, prepare and renew labor contracts and other employee information.
• Collecting and filing with personal documents of all employees
• Prepare monthly timesheet, payroll and monthly social insurance, health insurance, unemployment insurance calculation.
• Assist in developing and implementing HR policies and procedures in alignment with company objectives.
• Maintain compliance with local labor laws and regulations
• Monthly declare and claim social insurance for employees.
• Prepare exit procedures and final payment packages for employees who terminate the labor contracts with the Company.

Performance management

• Follow up and support performance management system: Performance management appraisals and KPIs setting

 Employee engagement and internal communication

• Proactively support the Company events and team building activities

Recruitment

• Support with recruitment work such as job posting, searching and screening CVs, arrange interviews, follow up after interviews.
• Have and conduct new initiatives such as employer branding, recruitment events,…
• Support with onboarding process: offer letters, personal documents, and other procedures to new employees.
• Support with preparation and filing all internal documents, including company decision, handover minutes, authorization letters, introduction letters.
• Conduct induction for new employees
• Other tasks/projects assigned by the line managers.

2.  Administration and Accounting work support (30%)

• Purchasing office equipment, EMS, uniform, name card, office trees, order stationary, facilities on a monthly basis
• Prepare bike parking cards for the new joiners and handover minutes of assets and equipment to employees.
• Monthly support in tracking company assets and cash payment reports regularly as per plan established by the line manager.
• Support with accounting tasks: invoice/receipt collecting, advance payment/payment order preparing.
• Communicating concerns/ problems about equipment and/or related services and resolving problems in a timely manner.
• Make advance payment from company and distribution to employees.
• Other tasks/projects assigned by the line manager.

Requirements:

• University graduated major in Economics, Human resource management….
• Computer literacy: proficient with MS Word, MS Excel, PowerPoint and other on-line search engines
• Quick learner and have the ability to do multi-task and a can-do attitude
• Discipline, strong follow up, responsible and attentive to detail
• Good interpersonal and organizational skills
• Able to communication effectively with different levels in organization
• At least 3 years working experience in HR-Admin work. Candidate with experience in the role HRBP is a plus
• Demonstrated proactive approaches to problem-solving with strong decision-making capability.
• Emotional maturity. Forward looking thinker, who actively seeks opportunities and proposes solutions
• Proven ability to handle confidential information with discretion, be adaptable to various demands.
• Willing to support other team members.